ในการเป็นล่ามภาษาญี่ปุ่นนั้น
เราคงเคยติดต่อคนญี่ปุ่นทางEmailอยู่บ้าง ผมต้องยอมรับเลยว่าตอนที่เริ่มเขียนEmailใหม่ๆนั้น
ก็มักจะเขียนแค่เนื้อหาที่ต้องการจะสื่อ แบบลูกทุ่งๆหน่อยคือคนไทยต้องการแจ้งอะไรก็เขียนไปอย่างนั้นเลย
โดยไม่มีการเกริ่นนำ ไม่มีการทักทาย แม้แต่เนื้อหาที่เขียนนั้นก็ไม่ได้มีการสรุปให้อ่านให้เข้าใจง่ายๆ
แต่ก็ต้องยอมรับว่า "คนญี่ปุ่นเค้าก็เข้าใจนะ" แต่ว่า
ถ้าเราต้องการทำตัวให้เป็นProfessional มากยิ่งขึ้น
เราก็ต้องรู้จักเรียนรู้ที่จะเขียน Email
ในรูปแบบที่ถูกต้องครับ
งั้นเรามาดูกันเลยว่า การเขียน Email ที่ถูกต้องนั้นมันมีหลักอะไรกันบ้าง
①宛名 ชื่อผู้รับ
ชื่อบริษัท ตำแหน่ง และชื่อผู้ที่เราต้องการส่งถึง
เช่น XYZ 株式会社
代表取締役
渡辺一郎様
代表取締役
渡辺一郎様
②挨拶・名乗り คำทักทาย
คำกล่าวทักทาย นั้นคนญี่ปุ่นถือว่าเป็นมารยาท
ที่จะต้องใส่เข้าไปในเนื้อหา
ถ้าผู้ที่เราส่งถึงเป็นบุคคลภายนอกก็มักจะใช้คำว่า「お世話になります」หรือว่า「いつも大変お世話になっております」
ในกรณีเป็นคนภายในบริษัทเองอาจใช้คำว่า「お疲れ様です」แต่ผมก็มักใช้คำว่า「いつもお世話になっております」หมดเลย อิอิ
นอกจากนี้ก็จะมีคำว่า
ご無沙汰しております。
先日は、ありがとうございました。
早速のご連絡ありがとうございます。เป็นต้น
③要旨 เนื้อหาที่เราต้องการสื่อ
ในการเขียนเนื้อหานั้นควรจะอธิบายเนื้อความหลักให้เข้าในได้ง่ายๆ ว่าเราต้องการสื่ออะไรให้กับผู้รับ
*何よりも大切なことは、分かりやすく書くこと*
ถ้าเราไม่รู้ว่าจะเขียนอย่างไงให้เข้าใจง่ายๆ ดีหละ ในเวปที่ผมได้ไปอ่านมาเค้าบอกว่า
ให้ใช้หลักการ****6W3H****
โดยเราอาจจะนำส่วนที่เป็นข้อสรุปมาเขียนก่อน เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
*結論を先に述べること*
ส่วนโครงสร้างของ「6W3H」ประกอบด้วยอะไรบ้างหละ นั้นก็คือ
What（何を）When（いつ）Where（どこで）Why（なぜ） Who（誰が）Whom（誰に）How
to（どのように）
How many（どれだけ）How
much（いくらで）
ซึ่งโดยเนื้อหาก็*ไม่จำเป็นต้องมีให้ครบทั้งหมดที่กล่าวมาก็ได้*ครับแล้วแต่เนื้อหาที่ต้องการจะสื่อ
โดยการเขียนเราอาจจะเขียนโดยเว้นวรรคเพื่อผู้อ่านจะเข้าใจง่ายยิ่งขึ้น
④結びの挨拶 คำทักทายลงท้าย
คนญี่ปุ่นนั้นมักจะเป็นธรรมเนียมปฏิบัติในการเขียนเมล ว่านอกจากจะมีคำทักทายส่วนต้นแล้ว
จะต้องมีส่วนทักทายที่ลงท้ายด้วย
ซี่งคำหลักๆที่เรามักจะเห็นกัน
ก็จะมีคำว่า
今後ともよろしくお願いいたします。
ご検討の程、よろしくお願いいたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。
⑤署名 ชื่อผู้ส่ง
ส่วนสุดท้ายนี้ จะเป็นส่วนที่บอกรายละเอียดของเราผู้ส่ง
ก็เหมือนนามบัตรของเรานั้นเอง
ยกตัวอย่างของผมเองจะขึ้นต้นด้วย
Best Regards, แล้วตามด้วยชื่อ และที่อยู่บริษัท
เบอร์โทรศัพท์หรือEmail
ติดต่อ
ยกตัวอย่างเช่น
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Best Regards,
Best Regards,
ABC (Thailand) Co.,LTD.
Somchai
Chartchai
123/45 ABC Rd, Phra Samutchedi, Samutprakarn 10290.
Tel
: 02-123-4567
Email
: somchai.c@abcd.co.th
*ต้องบอกไว้ก่อนเลยนะครับเนื้อหาพวกนี้ผมเอามาจากเวปไซต์ และเอามาผสมกับประสบการณ์ของผมว่า
ถ้าเป็นผมเองจะเขียนอย่างไร
ซึ่งเพื่อนๆอาจจะเขียนต่างจากนี้ก็ได้นะครับ แต่หลักการแล้วก็ไม่น่าจะต่างกันมาก
ได้ความรู้ใหม่เยอะเลยครับ
ตอบลบ